如果您经营一个企业,只有几个员工,都在同一办公地点,利用您的聪明才智,即使没有协同管理软件您也能很好的管理好您的队伍、您的企业。
各个分支机构的经营状况如何?整个企业集团运作健康、良好吗?
对于分散在各个分支机构中的某些关键性事务/业务,其工作进展如何?是否存在问题需要您及时作出指导?
当前的管理队伍如何?能否适应市场变化?
管理上,是否在激励团体?整个团队的凝聚力、能力如何?
中层管理队伍建设如何?在管理上,后继有人吗?
二、企业发展会产生的问题:
1、 企业发展到一定阶段,不能单靠领导魅力或制度或文化来支持企业进步;
2、 企业组织庞大而松散,使整体运作和发展失控,发展目标不能轻松实现;
3、 企业管理制度复杂,流程操作繁琐,难以真正贯彻执行;
4、 知识分散,隐性知识难以转化和利用,员工永远处于盲目的寻找信息的过程中;
5、 业务过程没有办法掌控,潜在的销售机会总是随人员的流失而消失;
6、 企业做了严格的预算,但是费用支出还没是没有办法控制;
7、 企业各组织之前、部门之间、人员之间,一直存在着打不破的壁垒,沟通协作无法展开;
8、 企业执行力体系逐步弱化,核心竞争力下降,员工与组织无法协同发展
三、企业需要怎样的协同OA系统?
对于一个企业而言,企业员工是它生存的根本,不同角色的人员具有不同的职权,处理不同的事务。相应的,他们关心的问题是因人而异的,一套好的OA系统,能够为不同的人员随时随地的提供其所需的信息,为企业员工提供一个协同工作的平台,实现企业降低成本提升效率的最终目的。
对企业管理层而言——需要一个能够有效监控企业运作,协调各种企业资源,分析企业运营状况,协助正确决策的OA系统
对企业知识管理者而言——需要建立一个内部员工和外部伙伴完成知识积累、共享和创新的OA系统
对项目经理而言——需要一个能够帮助我分解项目、调控和管理项目资金、人力、物料、进度,并对项目做出各角度分析的OA系统
对销售人员而言——需要一个能够有效分析销售机会,跟踪和判别客户,随时记录客户联系情况,保持与客户的高效沟通的OA系统
对普通员工而言——需要一个个性化的个人工作界面,可以共享知识信息,与企业其他部门人员保持沟通,共同完成各种事务,并协助我制定个人工作计划的OA系统 对IT部经理而言——需要一个可扩展、可高度定制、功能纵深、应用集成的OA系统,有效解决“孤岛”难题,且无需重复、方便维护的OA系统
四、OA可解决的问题:
OA解决办法:建立内部统一的信息发布平台。
2、沟通与记录存档:
目前公司内部各机构间的沟通主要是通过电话、手机短信、QQ等方式进行沟通,没有完善的平台可方便地保存和快速地查询以往的历史沟通记录,事后的信息确认缺乏依据。
3、内部审批与手机批示:
OA解决办法:建立统一的审批平台。
OA提供的强大的基于互联网的表单和工作流程引擎对跨地域审批提供了完善的支持。
OA首先会对公司的内部工作流程进行梳理和调研,之后会根据双方确认的调研文档将各种需要领导进行审批的内部请示、公文流转、合同审批等事务处理的表单和流程在OA系统中进行相应的配置,从而实现流程审批的“规范化、无纸化、电子化和自动化”。
异地的分公司和项目部都可以实现在同一个平台上进行办公。领导即使出差在外地也可以通过登录系统进行相关文件的审批。
同时OA系统提供了手机WAP审批功能,当领导在不方便上网的地方也可通过手机WAP功能登录OA系统来完成审批,大大提高了领导的审批效率,真正实现移动办公。
4、公司文档管理方面:
目前对于公司内部的文档管理方面没有一套完善的系统来进行文件的分类管理,文件的共享和利用率不高,没有实现电子化的管理。
OA解决方法:建立统一的文档管理平台。
5、项目协作方面:
对于临时发起的一些临时工作或公司内部需要多部门协作参与讨论的一些项目,传统的做法都是通过召集各部门人员开会等方式进行。然而这种方法效率不高且时间安排不灵活,同时项目的进展和沟通情况没有历史记录可查,遇到周期性重复进行的工作不能很好的进行知识和经验的沉淀。
OA解决方法:建立协作平台。
6、项目汇报方面:
目前项目的汇报方式主要是下面项目部的负责人到机关汇报和定期提交项目进度汇报表、产值进度表等,这样效率不高,不及时,同时也不规范,考虑到公司有众多的项目,须建立一个项目汇报平台,让公司领导及时的了解项目的进展情况等。
OA的解决方法:建立统一的项目汇报平台。
7、财务报表方面:
财务不定期的会根据领导的要求,提交相关的财务报表等,有时候领导也会临时要查看财务报表,财务对临时要求提交相关的财务报表需要较长时间整理和查阅。
OA解决办法:建立财务报表门户。
b、通过二次开发,在系统上搭建财务报表查询模块。通过财务报表模块在系统后台自动连接财务服务器(现有财务管理软件),实现报表数据的自动抓取和汇总。公司的相关有查询权限的领导在进入财务报表模块后,也可以及时和清楚的了解到公司的财务状况。
OA的应用和价值:
企业层面:企业在发展过程中管理的演进的发式都遵循从粗犷式管理——精细化管理——简单化管理的过程。在企业的初创阶段,是以人的意志为核心,以领导者的意志为核心,由高层拉动的粗犷式管理阶段;在企业的发展阶段,是以制度管控为核心,由制度拉动的精细化管理阶段;伴随企业的逐步扩张,企业发展到以组织意识为核心,以文化拉动的简单化管理阶段。
企业在管理演变的过程中都需要面对诸如:制度理解不清晰、缺少基础的流程执行工具等企业运营层面的问题;信息共享不彻底、缺少知识传递共享平台等信息共享与传递层面的问题;跨部门工作协调难、缺少统一的工作沟通平台等人员协助方面的问题。这一系列的问题只有借助有效的工具才能够解决。
无论企业处于发展中的哪一个阶段,都需要借助信息化的工具和软件来解决上述企业内部存在的问题,即“企业内控”问题,在特殊的经济形势下,挖掘和利用企业已有的各种资源,控制企业在各方面的成本减少不必要的支出更是企业要优先解决的问题。借助协同办公(OA)软件来完成企业管理目标的实现、减少人员流失带来的损失、进行工作任务的执行跟踪、控制成本和预算等,实现文档电子化,以转变工作方式为核心,使数据集中,便于分析和管理;实现网上办公,以效率为核心,快速找到客户,促进员工内部沟通加快响应,促进协作提高工作质量,网络、移动办公可以节省时间;实现制度规范,以提高执行力为核心,让制度来规避风险,用标准来提高效率,通过执行来发现问题;促进企业全面提升,以企业效益提升为核心,让客户更满意,员工效率更高,企业管理模式更标准,管理成本更低廉,扩张更迅速。协同办公(OA)软件使企业在经济危机的艰难时刻,提升效率和降低成本,节省人力、物力、财力。员工层面:员工所关心的是这四个方面,企业文化、价值实现与认定、学习与成长、薪资与福利。缺少其中一项,你的员工就有可能会离开你的企业,因为没有一个人喜欢呆在一个自己并不喜欢的氛围中,也没有人会喜欢待在一个不能被认可的公司,尤其是当您为企业贡献了很多,但是没有人认可,但是一旦你做错一件事情马上就有人不断的批评你。如果你的企业缺少一个让大家都认同的企业文化,也无法及时给与员工与肯定,你可能需要注意一下,也许他们的离开是迟早的事情。所以如何让管理层关注企业的关键四个纬度的同时也可以关注到员工的四个纬度。OA系统的职责就是在这里,首先OA就是一个互联网上的一个虚拟的企业,在这个虚拟社会中你可以感受到你身边有很多同事在一起奋斗,当你有了困难,你随时可以找到可以协助你的人,就向我们泛微的人经常对客户讲的一句话,虽然你面对的是我们泛微的一个顾问,但是我们的后边有100个顾问在支持我,我的背后是一个强大的泛微。所以企业的文化不是挂在墙上,也不是靠咨询公司给与指导,不是靠几个拓展训练可以完成的,他需要依靠一个长期的过程,以及一个好的载体。OA就是一个好的载体,它不但可以提供一个共同让他们打破时间与空间的限制,在一起工作,在一起分享,在一起奋斗,同时也是员工展现自己的最好平台,因为你在OA系统中做过的任何一个痕迹,你的领导,您的管理层甚至你的老板都可以看到,那怕只是一个计划,一个文档。
思考:寻求OA的价值
再来看一下企业当前的信息化现状。我们发现,过去的很多应用系统都是相互割裂的,它们往往关注单个或局部资源的管理,相互之间很少能够紧密协调起来,“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题不可避免的存在。企业常常面临沟通不畅,信息无法及时获得,管理效率低下,资源和资源之间各自为政,难以统一管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂,业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人,部门与部门,企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候,企业更需要打破各种沟通和管理的屏障,实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。而传统OA由于其应用的局限性难以满足企业“协同管理”的需求。因此协同理念和协同应用应该更多的被纳入OA中,使其可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合,从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。
总结来说,协同OA基于三大基本思想体系,在“关联”、“深化”和“协作”方面体现了其完全不同于传统OA的应用,把OA与企业管理的需求真正的相结合,从而给“办公自动化”带来了更高层面的价值。
2、周期短 :微梦森协同商务系统实施周期短,因为我们是成熟产品。实施周期短,以确保项目在第一时间内成功并收效。
3、集成性 :微梦森协同商务系统集成公司的所有重要资源:客户,员工,知识(文档),产品,资产,项目,财务信息和工作流程。完全集成才能带来工作的方便和效率。并可与后台的ERP系统集成。 (而且以后可以把集团公司内的其它子公司,分公司的管理纳入整个系统的管理中)
4、协同性: 现在很多公司都在谈“协同商务”的概念,但只仅限在谈,有的说在开发。而泛微已经有了自己的成熟产品。
5、性价比:来自我们的成熟产品和成本优势:成熟产品能带来很多低成本优势:实施成本较低,维护成本较低。
6、很好的图形化界面:文档组织结构图,人力资源组织结构图,客户组织结构图,流程组织结构图,项目组织结构图,产品和资产组织结构图,财务信息组织结构图,项目信息组织结构图。
7、开放性及扩展性:能够提供接口与其他系统集成,并且能提供支持用户二次开发,兼并现有的一些项目管理和财务管理系统,来满足公司内部多系统集成、入口功能